5 Ps of Effective Meetings

“5 Ps of Effective Meetings” là một công cụ ghi nhớ đơn giản giúp bạn, không "ngạc nhiên", điều hành các cuộc họp hiệu quả hơn. Do sự phức tạp ngày càng tăng của các hoạt động kinh doanh, các vấn đề ngày càng đòi hỏi một giải pháp hợp tác. Những giải pháp hợp tác đó có xu hướng yêu cầu các cuộc họp.

Thật không may, nhu cầu họp gia tăng này cũng có xu hướng làm tăng sự lãng phí liên quan đến chúng. Và đừng nhầm lẫn: phần lớn các cuộc họp chứa rất nhiều thời gian lãng phí.

Sử dụng “5 Ps of Effective Meetings” có thể giúp giảm lãng phí mà các cuộc họp này tạo ra.

Đối với nhiều người, đặc biệt là những người làm việc trong khu vực hành chính, số lượng cuộc họp mà họ tham dự có xu hướng tăng lên theo thời gian. Một phần của điều này là do môi trường làm việc thay đổi mà tôi đã đề cập trước đó. Các vấn đề đơn giản là thách thức hơn trong một thế giới phức tạp hơn. Họ đưa các đội để giải quyết.

Mọi người cũng có xu hướng tham gia nhiều hơn vào các quá trình ra quyết định khi họ thăng tiến lên các cấp bậc cao hơn trong một tổ chức. Một lần nữa, điều này có nghĩa là nhiều cuộc họp hơn.

Để chống lại sự lãng phí liên quan đến thời gian ngày càng tăng dành cho các thiết lập nhóm này, điều quan trọng là phải tham gia cuộc họp với một kế hoạch hiệu quả. Có một cách để làm điều này chính là sử dụng “5 Ps.”

“5 Ps” bao gồm: Purpose, Participants, Process, Payoff and Preparation

Purpose (Mục đích - What is the reason for the meeting?): Mỗi cuộc họp nên có lý do. Ngay cả các cuộc họp hàng tuần hoặc những thứ có tính chất như vậy cũng nên có mục đích được xác định rõ ràng.

Participants (Người tham gia - Who should attend?): Người chủ trì cuộc họp nên xem xét cẩn thận người mà mình mời. Những người tham gia nên là những người có thể đưa ra quyết định hoặc đóng góp thông tin. Thật lãng phí khi yêu cầu những người chỉ cần được tóm tắt sau đó phải có mặt.
Các cuộc họp tập trung quy mô nhỏ hơn sẽ vượt trội hơn những cuộc họp lang thang dài hơn chủ yếu vì những người tham dự tương tác nhiều hơn. Điều này dẫn đến ít lãng phí thời gian của họ. Những người tham gia cũng phải đúng giờ và tập trung hoàn toàn vào cuộc họp. Việc có những người đến muộn hoặc liên tục rời cuộc họp để tham gia vào các vấn đề khác là vô cùng phiền toái. Những loại hành động đó gây lãng phí cho tất cả những người tham gia khác.

Process (Quy trình - How will the meeting be conducted?): Cách thức tiến hành cuộc họp có thể khiến nó diễn ra hiệu quả hơn nhiều. Các mục trong buổi họp sẽ trình bày là gì và thời gian cho mỗi mục chương trình là gì? Đây là chìa khóa, bởi vì đây là nơi người tổ chức cuộc họp nghĩ về thời gian mà họ cần cho cuộc họp. Điều này giúp nhóm tránh thiết lập các cuộc họp trong 30 phút chỉ vì đó là tiêu chuẩn.

Product (Sản phẩm - What will the meeting deliver as the finished product): Để tổ chức một cuộc họp thành công, bạn cần biết nó sẽ mang lại những gì. Hãy làm rõ trước liệu cuộc họp có nên có danh sách các mục hành động, biên bản cuộc họp, bản tóm tắt các quyết định hoặc giải pháp thực tế hay không.

Preparation (Chuẩn bị - The leader must have an agenda and a plan): Người tổ chức cuộc họp phải được chuẩn bị. Điều này không chỉ bao gồm việc viết ra một chương trình nghị sự và đảm bảo đúng người tham dự. Người tổ chức nên thực hiện một số nghiên cứu về vấn đề mà những người tham dự đang cố gắng khắc phục. Họ cũng nên giúp những người tham gia hoàn thành bất kỳ sự chuẩn bị nào mà họ có thể cần làm.