Dùng ma trận Eisenhower để đặt độ ưu tiên
Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn phân loại các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Ma trận này được chia thành bốn ô, mỗi ô đại diện cho một phân loại khác nhau của các nhiệm vụ:
- Quan trọng và khẩn cấp (Do ngay lập tức): Các nhiệm vụ này cần được thực hiện ngay lập tức vì chúng có tác động trực tiếp đến kết quả của bạn. Ví dụ: một cuộc họp quan trọng, một deadline sắp tới, hoặc một vấn đề khẩn cấp.
Ma trận Eisenhower: Quan trọng và khẩn cấp
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Lập kế hoạch và ưu tiên): Các nhiệm vụ này cần được lập kế hoạch và ưu tiên vì chúng có tác động lâu dài đến kết quả của bạn. Ví dụ: phát triển kế hoạch kinh doanh, học một kỹ năng mới, hoặc xây dựng mối quan hệ.
fieldcheck.bizMa trận Eisenhower: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp (Deleg hoặc loại bỏ): Các nhiệm vụ này không cần thiết cho kết quả của bạn, nhưng chúng đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn. Ví dụ: một cuộc gọi điện thoại từ người lạ, một yêu cầu không quan trọng, hoặc một nhiệm vụ không cần thiết.
Ma trận Eisenhower: Không quan trọng nhưng khẩn cấp
- Không quan trọng và không khẩn cấp (Deleg hoặc loại bỏ): Các nhiệm vụ này không cần thiết và không đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn. Ví dụ: lướt web, xem TV, hoặc chơi trò chơi.
Ma trận Eisenhower: Không quan trọng và không khẩn cấp
Để sử dụng ma trận Eisenhower, hãy bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành. Sau đó, đánh giá từng nhiệm vụ theo hai tiêu chí: khẩn cấp và quan trọng.
- Khẩn cấp: Một nhiệm vụ được coi là khẩn cấp nếu nó có thời hạn hoặc yêu cầu phải được giải quyết ngay lập tức.
- Quan trọng: Một nhiệm vụ được coi là quan trọng nếu nó có tác động tích cực đến kết quả của bạn.
Khi bạn đã đánh giá tất cả các nhiệm vụ của mình, hãy đặt chúng vào ô tương ứng trên ma trận Eisenhower. Điều này sẽ giúp bạn xác định các nhiệm vụ cần được ưu tiên và các nhiệm vụ có thể được de-prioritized hoặc loại bỏ.
Dưới đây là một số mẹo để sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả:
- Hãy trung thực với bản thân về mức độ quan trọng của các nhiệm vụ.
- Đừng ngại de-prioritize hoặc loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết.
- Lập kế hoạch và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Deleg các nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp cho người khác.
Sử dụng ma trận Eisenhower thường xuyên sẽ giúp bạn cải thiện khả năng quản lý thời gian và đạt được mục tiêu của mình.
Nguồn: Tổng hợp