OKRs - Tổng quan và cách xây dựng

1. OKRs là gì?

OKR là viết tắt của Objective and Key Results, là phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt, giúp liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu của phòng ban, mục tiêu của các cá nhân tới những kết quả cụ thể. OKR được ứng dụng đầu tiên ở Intel, và đã được áp dụng thành công tại Google, Linkedin, Twitter,….

O trả lời cho câu hỏi Tôi muốn đi đâu, mang tính định tính được thiết kế để thúc đẩy tổ chức phát triển, tiến về phía trước.

KR trả lời cho câu hỏi Tôi đến đó bằng cách nào, mang tính định lượng để đo lường sự thành công của mục tiêu được đưa ra.

2. Cách xây dựng OKRs

Đối với Objectives (Mục tiêu):

• Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 - 5 mục tiêu
• Mục tiêu cần đơn giản, ngắn gọn, có thể đặt câu chữ mang tính tạo động lực. Ví dụ: Thay vì để mục tiêu là Học Tiếng anh, bạn có thể đặt O là Chinh phục Tiếng Anh
• Mục tiêu thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Google cho rằng đt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc
• Mục tiêu phòng ban đưa ra  dựa trên mục tiêu của công ty, mục tiêu của cá nhân đưa ra dựa trên mục tiêu của phòng ban. Các cá nhân ngoài đưa ra mục tiêu dựa trên của phòng ban (chiếm khoảng 70% các mục tiêu), còn có thể đưa ra mục tiêu dựa trên mong muốn của bản thân (chiếm khoảng 30% các mục tiêu)

Đối với Key Results:

• Có từ 3-5 KRs cho mỗi mục tiêu
• KR cần được chia nhỏ, mang tính định lượng và cho thấy được quá trình thực hiện tránh đặt các KR có kết quả 0-1. Ví dụ: thay vì đặt KR Một (01) quyển sách, bạn có thể đặt KR là 30 giờ đọc sách, 1000 trang sách,...

3. Cách thực thi OKRs

Trước khi bắt đầu mỗi quý, công ty sẽ đưa ra OKRs cấp công ty dựa trên OKR năm, sau đó thông báo xuống các cấp bên dưới để xây dựng OKR cấp phòng ban, OKR cá nhân. Sau khi OKR cá nhân được thiết lập, OKR sẽ được review hàng tuần để theo dõi tiến độ thực hiện, các khó khăn gặp phải và đưa ra các phương án hỗ trợ.

Giữa mỗi quý, công ty sẽ cùng ngồi lại để xem xét tình hình thực hiện OKR sau khi tiến hành được một nửa chặng đường. Lúc này, đối với những KRs mà tiến độ thực hiện đang bị quá chậm, sẽ được tư vấn để tìm ra giải pháp thực hiện nhanh hơn, hoặc được xem xét để điều chỉnh. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này vẫn hướng đến mục tiêu ban đầu và chỉ điều chỉnh một cách rất hạn chế, trong trường hợp các KR đưa ra bị ảnh hưởng bởi các nguyên nhân bất khả kháng (thay đổi thể chế, thiên tai, dịch bệnh,...)

Cuối mỗi quý, công ty cùng các phòng ban, cá nhân sẽ tổng kết kết quả thực hiện OKR trong quý đó. Đối với các OKR được thưc hiện đặt kết quả từ 70% trở lên sẽ được coi là thành công. Tuy nhiên, cần hiểu thêm rằng kết quả được thực hiện quá cao (90-100%) chưa hẳn đã được coi là thành công xuất sắc, mà có thể do mục tiêu đặt ra ban đầu chưa đủ cao. Tương tự, với các kết quả thấp (dưới 50%), chưa thể kết luận được do cá nhân chưa cố gắng, mà có thể do mục tiêu đặt ra bị vượt quá cao so với năng lực. Dù kết quả như thế nào thì cá nhân, công ty cũng sẽ có định hướng để đặt mục tiêu phù hợp hơn cho các giai đoạn tiếp theo.

KẾT

Hi vọng với một số tóm tắt trên đây, các bạn có thể hình dung được OKR là gì, nó hoạt động như thế nào và cách thức để đặt ra OKR hiệu quả.