Quy trình tổ chức và quản lý nhóm dự án

Quy trình tổ chức và quản lý nhóm dự án

Sếp giao cho bạn quản lý 1 dự án và mong muốn dự án sớm hoàn thành. Bạn estimate rằng cần 5 member để hoàn thành dự án trong 2 tháng. Tuy nhiên, sếp của bạn đưa ý tưởng rằng có thể hoàn thành dự án trong 1 tháng với 10 member.

Theo bạn, suy nghĩ của sếp có phù hợp không?

Thực tế thì không thể mở rộng quy mô của nhóm theo công thức như tình huống trên, vì quá nhiều thành viên trong team sẽ tạo ra vấn đề trong việc tổ chức và quản lý team.

  • Quản lý 1 nhóm 10 thành viên khác hoàn toàn so với quản lý nhóm 5 thành viên. Bạn cần nhiều effort hơn để quản lý và kiểm soát nhóm. Việc này có thể làm cho thời gian thực hiện dự án tăng lên.
  • Nếu số lượng thành viên trong nhóm tăng lên, việc chia sẻ task với các thành viên khác có thể giảm thời gian thực hiện. Tuy nhiên, việc chia sẻ task cho nhiều người trong khi chỉ cần một người cũng có thể hoàn thành có thể ảnh hưởng đến năng suất.

Tổ chức team là một trong những nhiệm vụ phức tạp nhất trong quản lý kiểm thử. Test team đóng vai trò rất quan trọng trong các dự án, vì vậy cần tổ chức và quản lý test team một cách hiệu quả để nâng cao hiệu suất làm việc trong dự án.

"Project team" là gì?

Project team-nhóm dự án là một nhóm người có kĩ năng đặc biệt, làm việc cùng nhau để hướng đến một mục tiêu chung. Manager là người xây dựng nhóm và dẫn dắt họ đến thành công đó.

Như thế nào một nhóm có hiệu quả cao?

Một nhóm hiệu quả cao có các đặc điểm sau:

  • Hợp tác chặt chẽ: các thành viên hợp tác để tìm ra cách giải quyết các vấn đề và sẵn sàng hỗ trợ nhau trong công việc.
  • Cam kết: các thành viên cam kết thực hiện các mục tiêu chung của dự án, có trách nhiệm và nỗ lực trong công việc.
  • Giao tiếp hiệu quả: các thành viên lên tiếng và bày tỏ ý tưởng của mình một cách rõ ràng, trung thực và hợp lý.
  • Chia sẻ: các thành viên sẵn sàng chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm để nâng cao kỹ năng cho nhau.

Làm thế nào để tổ chức và quản lý một nhóm có hiệu quả?

Ba bước để xây dựng và quản lý một nhóm hiệu quả.

Bước 1: Lập kế hoạch nguồn nhân lực.

Lập kế hoạch nguồn nhân lực là quá trình xác định nhu cầu nhân lực cho dự án/tổ chức, nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa các thành viên trong nhóm dự án, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực. Có 3 giai đoạn trong quá trình lập kế hoạch nguồn nhân lực.

1.1. Dự báo nhu cầu

Trong bước này, manager dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực trong dự án. Việc dự báo quy mô của nhóm (số lượng thành viên trong nhóm) dựa trên khối lượng công việc và mức độ phức tạp của dự án.

1.2. Đánh giá năng lực

Khi lập kế hoạch nguồn lực, manager cần cân nhắc năng lực của các thành viên để chọn đúng người phù hợp với công việc. Để tránh sai lầm trong bước này, trước khi phân công công việc, quản lý cần để ý các yếu tố:

  • Kĩ năng cần có của các thành viên để hoàn thành các nhiêm vụ khác nhau trong dự án.
  • Nếu người có sẵn thiếu năng lực cần thiết, cần lập kế hoạch nâng cao kĩ năng cho họ.

1.3. Lập kế hoạch nâng cao kỹ năng

  • Xác định các kĩ năng cần thiết còn thiếu sót của các thành viên.
  • Thực hiện đào tạo các kĩ năng cần thiết đã được xác định.
  • Đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo, các chương trình này có thể thay đổi nếu cần thiết.

Ví dụ, nếu thêm một intern còn thiếu kinh nghiệm testing vào dự án, manager cần đánh giá xem intern này còn thiếu kĩ năng nào và thực hiện training cho nhân viên đó để đảm bảo hiệu quả trong công việc.

Bước 2: Xây dựng nhóm dự án

2.1. Nhiệm vụ của nhóm

Manager cần chia sẻ nhiệm vụ của nhóm với các thành viên, đây là mục tiêu chung mà cả nhóm cần phải đạt được.

2.2. Trách nhiệm của các thành viên trong nhóm

Manager cũng cần chia sẻ đến các thành viên vị trí của họ trong nhóm, đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong dự án.

2.3. Các quy tắc trong nhóm

Cả nhóm cần thảo luận và đưa ra các ý kiến để thành lập một bộ quy tắc trong nhóm. Quy tắc cần được đồng thuận và cam kết tuân thủ để làm việc nhóm hiệu quả hơn.

2.4. Động lực của nhóm

Manager cần tạo động lực để động viên tinh thần làm việc của các thành viên trong dự án.

  • Tạo bầu không khí thân thiện và vui vẻ trong nhóm
  • Tôn trọng và ghi nhận đóng góp của các thành viên (thăng chức, tăng lương,.. :v)
  • Tạo cơ hội để các thành viên nâng cao kĩ năng và cơ hội thăng tiến trong công việc.

Bước 3: Quản lý nhóm dự án

3.1. Thiết lập mục tiêu nhóm

Manager xác định và chia sẻ mục tiêu của nhóm với các thành viên, phân tích và chia các task cụ thể để thực hiện mục tiêu đó.

3.2. Quan sát

Manager theo dõi hiệu suất của các thành viên trong nhóm, hiểu những gì họ đang làm và kết quả công việc của họ. Việc này giúp manager kiểm tra hiệu quả làm việc của các thành viên, tiến độ dự án, phát hiện sớm các vấn đề.

3.3. Quản lý xung đột

Trong một nhóm, bất đồng quan điểm giữa các thành viên là việc có thể xảy ra, điều này gây ra các tranh cãi và xung đột trong dự án. Manager cần kiểm soát và xử lý các xung đột đó.

Ví dụ: Tester thực hiện test và tìm thấy một bug. Tester yêu cầu developer sửa bug này nhưng developer cho rằng đây là tính năng và reject. Hai bên thảo luận nhưng không đồng ý với ý kiến của nhau gây nên tranh cãi trong dự án. Lúc này manager cần đứng ra để xử lý xung đột này.

Link tham khảo: https://www.guru99.com/how-to-organize-a-test-team.html

#MinhQC